Статья 188 Трудового Кодекса гласит, что работнику выплачивается компенсация за использование … других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Однако на практике не все так гладко, особенно если речь идет о бюджетных организациях, где должны быть обоснованы расходы за каждый потраченный рубль.

Приведу пример. Работник одной из бюджетных организаций по устной договоренности с руководителем закупил на личные средства хозяйственные и канцелярские товары для текущей деятельности учреждения.

Спустя некоторое время он обратился к директору с просьбой возместить понесенные расходы, но получив отказ, был вынужден решать свой вопрос в судебном порядке.

Суды двух инстанций в заявленных требованиях работнику отказали, и вот на каких основаниях:

— необходимо доказать, что произведенные расходы осуществлены на основании указания или с согласия работодателя;

— расходы являлись необходимыми для осуществления деятельности предприятия.

Т.е. платежные документы, служебные записки, другие документы должны содержать сведения об их утверждении (согласовании) с руководителем организации, в них должны присутствовать реквизиты лица, которому они адресованы.

Также должно быть доказано, что покупателем товаров является непосредственно учреждение, что указанные в товарных чеках товары, приобретались непосредственно самим работником, что приобретенные товары использовались при осуществлении хозяйственной деятельности учреждения.

Таким образом, приобретая товары (услуги) для организации работнику нужно помнить, что возврат личных средств не только зависит от порядочности руководителя, но и от правильности оформления документов.

И самое главное. Размер возмещения расходов работнику определяется соглашением между ним и работодателем, зафиксированном в письменной форме.